Bạn đang băn khoăn điều hành tour là gì? Bạn có đam mê du lịch và muốn tìm hiểu về một trong những vị trí cốt lõi của ngành lữ hành? Bài viết này của vntix sẽ giải đáp mọi thắc mắc của bạn về nghề điều hành tour. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhân viên điều hành tour là làm gì, quy trình làm việc chi tiết và những kỹ năng cần thiết để trở thành “kiến trúc sư” của những chuyến đi.
Điều hành tour là gì? Vai trò của vị trí “trung tâm” ngành du lịch
Khi nhắc đến du lịch, nhiều người thường nghĩ ngay đến hướng dẫn viên. Tuy nhiên, đằng sau mỗi chuyến đi suôn sẻ là vai trò thầm lặng nhưng cực kỳ quan trọng của nhân viên điều hành tour. Vậy, điều hành tour là gì?
Điều hành tour là những người chịu trách nhiệm lên kế hoạch, tổ chức và triển khai toàn bộ chương trình du lịch, đảm bảo chuyến đi diễn ra an toàn, đúng lịch trình và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho du khách. Họ chính là đầu mối điều phối giữa các bộ phận trong công ty (sales, kế toán) và các đối tác bên ngoài (nhà cung cấp dịch vụ, hướng dẫn viên) để biến ý tưởng tour thành hiện thực.
Vai trò của điều hành tour du lịch được ví như “kiến trúc sư”, “đạo diễn” hay thậm chí là “linh hồn” của mỗi chuyến đi. Họ quyết định sự thành công và trải nghiệm tổng thể của du khách, góp phần xây dựng uy tín và hình ảnh của công ty lữ hành.
Công việc của nhân viên điều hành tour là gì?
Để hiểu rõ điều hành tour là làm gì, chúng ta cần đi sâu vào các đầu việc cụ thể mà nhân viên điều hành tour phải thực hiện qua ba giai đoạn chính: trước, trong và sau khi tour diễn ra.
Các nhiệm vụ chính trước khi tour khởi hành
Đây là giai đoạn nền tảng, đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn trọng và kỹ năng lập kế hoạch xuất sắc.
- Tiếp nhận thông tin và tư vấn khách hàng:
- Làm việc trực tiếp với khách hàng để giới thiệu, đàm phán và thuyết phục họ về các dịch vụ, chương trình tour của công ty.
- Hỗ trợ khách hàng trong quá trình đăng ký và ký kết hợp đồng du lịch.
- Xây dựng và thiết kế chương trình du lịch:
- Nghiên cứu thị trường, tìm hiểu các địa điểm, khu nghỉ dưỡng, khu tham quan mới để xây dựng những tour du lịch độc đáo, hấp dẫn.
- Lên kế hoạch chi tiết cho từng chương trình, từng hoạt động để tạo nên trải nghiệm tốt nhất cho du khách.
- Đàm phán và đặt dịch vụ với nhà cung cấp:
- Liên hệ và làm việc với các đối tác cung cấp dịch vụ như vận chuyển (vé máy bay, xe du lịch), lưu trú (khách sạn, resort), ăn uống (nhà hàng), vui chơi giải trí và các điểm tham quan để đàm phán về phương thức, chất lượng và giá cả dịch vụ.
- Chuẩn bị đầy đủ thủ tục, giấy tờ liên quan và lập các hợp đồng cần thiết với các bên cung cấp.
- Chuẩn bị các yếu tố hậu cần khác:
- Lập danh sách bảo hiểm chi tiết cho du khách để đề phòng rủi ro và các tình huống bất ngờ như tai nạn, thời tiết xấu, sự cố chuyến bay.
- Sắp xếp hướng dẫn viên và lái xe, chuẩn bị thông tin chi tiết về thời gian di chuyển và số điện thoại liên hệ.
- Lập phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên, các chứng từ dịch vụ và bảng xác nhận dịch vụ cần thiết.
Các nhiệm vụ trong quá trình tour diễn ra
Trong suốt chuyến đi, điều hành tour đóng vai trò là “trung tâm điều khiển”, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh.
- Kiểm tra thông tin và bàn giao:
- Kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin liên quan khoảng vài giờ trước giờ khởi hành.
- Bàn giao và làm việc với hướng dẫn viên du lịch để đảm bảo họ nắm rõ lịch trình, thông tin khách hàng và các yêu cầu đặc biệt.
- Theo dõi và hỗ trợ liên tục:
- Theo dõi chặt chẽ tiến trình của chuyến tham quan, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra theo đúng kế hoạch đã định.
- Liên tục hỗ trợ và làm việc với hướng dẫn viên để đảm bảo thông tin và hoạt động của tour diễn ra đúng như kế hoạch.
- Xử lý tình huống phát sinh:
- Chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề cấp bách, phàn nàn của khách hàng hoặc bất kỳ sự cố nào xảy ra trong chuyến đi.
- Dự tính và chuẩn bị kế hoạch thay thế trong trường hợp xảy ra sự cố (ví dụ: thiên tai, trục trặc phương tiện) để hạn chế tối đa ảnh hưởng đến trải nghiệm của du khách.
Các nhiệm vụ sau khi tour kết thúc
Sau khi tour kết thúc, công việc của điều hành tour vẫn chưa dừng lại. Họ cần tổng kết, đánh giá và báo cáo để rút kinh nghiệm cho các tour sau.
- Thanh quyết toán và báo cáo tài chính:
- Làm việc với bộ phận kế toán để tính toán chi phí thực tế của toàn chuyến đi và thực hiện thanh quyết toán.
- Lập bản tóm tắt chuyến đi, liệt kê những địa điểm đã đến và chi phí thực tế đã phát sinh.
- Thu thập phản hồi và đánh giá:
- Gửi bảng đánh giá trải nghiệm chuyến đi cho du khách để thu thập đóng góp ý kiến và phản hồi.
- Lập bảng thu thập ý kiến khách hàng để đánh giá mức độ hài lòng, ghi nhận phản hồi và đóng góp nhằm cải thiện dịch vụ trong tương lai.
- Tổng hợp báo cáo quản trị và nghiên cứu:
- Lập các báo cáo hoạt động hàng tuần, hàng tháng và đề xuất các phương án mới để nâng cao hiệu quả và phát triển dịch vụ của công ty.
- Liên tục cập nhật xu hướng mới, nghiên cứu đối thủ, thị trường và thị hiếu khách hàng để đưa ra chiến lược phù hợp nhằm thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
Những kỹ năng cần có của nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp
Để thành công trong nghề, nhân viên điều hành tour không chỉ cần kiến thức chuyên môn mà còn phải trang bị bộ kỹ năng mềm và kỹ năng tổ chức toàn diện.
Nhóm kỹ năng chuyên môn và tổ chức
- Kỹ năng tổ chức và quản lý công việc: Đây là kỹ năng cốt lõi. Điều hành tour phải có khả năng lên kế hoạch, sắp xếp các hoạt động du lịch, đặt phòng khách sạn, lên lịch trình và giám sát mọi hoạt động hiệu quả. Ngoài ra, khả năng phân chia thời gian khoa học giữa các địa điểm và các hoạt động trong chuyến đi là cực kỳ quan trọng để đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
- Kỹ năng xử lý tình huống: Trong quá trình thực hiện tour, chắc chắn sẽ có nhiều vấn đề phát sinh hoặc phàn nàn từ khách hàng. Người điều hành tour phải giữ được sự bình tĩnh để nhìn nhận vấn đề, tìm ra nguyên nhân và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời, tránh hậu quả xấu.
- Khả năng chịu áp lực tốt: Công việc điều hành tour có khối lượng lớn và trách nhiệm cao, đòi hỏi họ phải đối mặt với nhiều tình huống phức tạp hàng ngày. Do đó, khả năng quản lý thời gian và công việc khoa học là cần thiết để tối ưu năng suất và giảm bớt áp lực.
Nhóm kỹ năng mềm và giao tiếp
- Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Là người làm việc trong lĩnh vực dịch vụ, kỹ năng giao tiếp là tối quan trọng. Điều này bao gồm giao tiếp nội bộ với đồng nghiệp, lập kế hoạch và đặc biệt là giao tiếp với khách hàng để tư vấn và thuyết phục ký hợp đồng.
- Khả năng ngoại ngữ: Trong ngành du lịch, việc tiếp xúc với đa dạng khách hàng, đặc biệt là du khách quốc tế là thường xuyên. Do đó, khả năng sử dụng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh là kỹ năng quan trọng nếu bạn muốn tiến xa trong công việc này.
- Kỹ năng làm chủ cảm xúc và quan sát: Một điều hành tour giỏi cần có khả năng nắm bắt và làm chủ cảm xúc của bản thân, đặc biệt khi giải quyết khiếu nại của khách hàng, để không gây ra tranh chấp ảnh hưởng xấu đến công ty. Ngoài ra, kỹ năng quan sát tốt sẽ giúp bạn nắm bắt nhanh các tình huống và đưa ra phản ứng phù hợp.
Cơ hội nghề nghiệp và mức lương của nhân viên điều hành tour du lịch
Ngành du lịch Việt Nam đang trải qua giai đoạn phát triển mạnh mẽ, mở ra nhiều cơ hội hấp dẫn cho vị trí điều hành tour.
Tiềm năng phát triển của ngành du lịch và nghề điều hành tour
- Ngành du lịch Việt Nam phát triển mạnh mẽ: Việt Nam với bờ biển dài, thiên nhiên hùng vĩ và di sản văn hóa phong phú, đã trở thành điểm đến hấp dẫn du khách trong và ngoài nước. Nền kinh tế du lịch đang có những khởi sắc đáng kể, tạo ra hàng ngàn cơ hội việc làm mới.
- Nhu cầu nhân lực cao: Du lịch là một ngành thường xuyên “khát” nhân lực. Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng lớn, đặc biệt là nhân sự đã qua đào tạo và có trình độ cao. Vị trí điều hành tour được đánh giá là một trong những công việc có cơ hội việc làm cực lớn.
Mức thu nhập của nhân viên điều hành tour
Mức thu nhập của nhân viên điều hành tour du lịch sẽ khác nhau tùy thuộc vào kinh nghiệm, năng lực và chính sách của từng công ty.
- Mức lương trung bình: Theo thống kê từ các nguồn tuyển dụng uy tín, một nhân viên điều hành tour chưa có kinh nghiệm thường có mức thu nhập dao động từ 5 – 7 triệu đồng/tháng. Đối với những nhân viên đã có kinh nghiệm làm việc ít nhất từ 2 năm trở lên, mức lương trung bình có thể đạt từ 8 – 10 triệu đồng/tháng.
- Các khoản thu nhập bổ sung: Ngoài mức lương cơ bản, điều hành tour còn có thể tăng thêm thu nhập thông qua các khoản phụ cấp, hoa hồng từ doanh số bán tour, tiền tips từ khách hàng hoặc các khoản tiền thưởng dựa trên hiệu suất công việc và chính sách của công ty.
Lời khuyên để trở thành nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp
Nếu bạn có ý định theo đuổi ngành du lịch và đặc biệt là vị trí điều hành tour, đây là một số lời khuyên để bạn có thể phát triển sự nghiệp vững chắc:
- Đào tạo bài bản: Để dễ dàng tìm việc làm với mức lương mong muốn và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, bạn cần nỗ lực trau dồi năng lực bản thân. Hãy tìm kiếm các cơ sở đào tạo uy tín như các trường đại học, cao đẳng chuyên ngành du lịch để được đào tạo lý thuyết gắn với thực hành và rèn luyện kỹ năng một cách bài bản.
- Trau dồi ngoại ngữ: Với sự hội nhập và phát triển của du lịch quốc tế, khả năng sử dụng thành thạo ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, là kỹ năng gần như không thể thiếu. Điều này không chỉ giúp bạn giao tiếp dễ dàng với du khách nước ngoài mà còn mở rộng cơ hội nghề nghiệp.
- Không ngừng học hỏi và tích lũy kinh nghiệm: Nghề điều hành tour đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thích nghi cao. Hãy luôn cập nhật xu hướng mới, tìm hiểu về các điểm đến, dịch vụ và học hỏi từ kinh nghiệm thực tế của mỗi chuyến đi. Sau mỗi chương trình, hãy rút ra bài học kinh nghiệm để cải thiện và làm tốt hơn cho những lần sau.
- Rèn luyện kỹ năng mềm: Các kỹ năng như giao tiếp, đàm phán, xử lý tình huống, quản lý thời gian và chịu áp lực là yếu tố then chốt giúp bạn vượt qua thử thách và thành công trong nghề.
Điều hành tour du lịch là vị trí đầy thử thách nhưng cũng vô cùng tiềm năng trong ngành du lịch đang phát triển mạnh mẽ. Hy vọng bài viết này của vntix đã giúp bạn hiểu rõ điều hành tour là gì và những kỹ năng cốt lõi cần có. Nếu bạn có niềm đam mê với du lịch và sở hữu những tố chất phù hợp, đây chắc chắn là lựa chọn nghề nghiệp đáng để bạn cân nhắc và theo đuổi.
